Trier vos documents

Les outils pour trier vos documents

Vous avez traité intégralement votre affaire et clos le dossier s'y rapportant ? Vous préparez le déménagement de vos bureaux ? Vous venez de déménager dans de nouveaux locaux et le service qui vous a précédé n'a pas vidé ses armoires ? Vous devez faire face à des départs à la retraite ou à des mutations dans votre service ? Vos armoires croulent sous les dossiers ?
Dans tous les cas de figure, lisez bien ces recommandations avant de jeter vos dossiers !
Pour les UFR et départements, voir aussi les durées de conservation des documents produits par les secrétariats pédagogiques.

Repérer la durée de conservation
Pour définir la durée de conservation minimum de vos dossiers, vous devez vous poser deux questions :
- existe-t-il un délai légal obligeant à conserver ce type de dossier pendant un certain temps ?
- si non, durant combien de temps pouvez-vous en avoir besoin comme aide à la réflexion ou pour établir la preuve d’un droit ?

Se renseigner sur le sort final
À l’issue de la durée de conservation des dossiers, ceux-ci sont triés en fonction de leur intérêt historique. Cette sélection donne lieu à l’élimination intégrale (sous contrôle du service des archives), au versement intégral ou au versement après tri des dossiers. Cette notion, dénommée « sort final » du dossier, est également définie dans le tableau de gestion de votre service.
Si le sort final du dossier que vous recherchez n’apparaît pas dans le tableau, contactez le service des archives qui évaluera l’intérêt historique de ce dossier en fonction principalement de sa nature, de son contexte de production et de son contenu informatif.

Préparer un versement ou éliminer
Voir les rubriques « Comment faire pour verser vos dossiers ? » et « Comment faire pour éliminer les dossiers dont vous n’avez plus utilité ? ».