Gérer vos documents numériques

Bien classer vos fichiers et répertoires électroniques sert à retrouver facilement les documents, à mieux partager les informations au sein d'une équipe et à assurer la continuité administrative, lors de l'absence d'un collègue par exemple.

Déterminer l’espace de stockage adéquat (réseau commun ou personnel)

Les utilisateurs doivent déterminer l’espace le plus adéquat pour le stockage des fichiers électroniques en fonction du niveau de sécurité ou d’accès partagé voulu du contenu de ces fichiers.

Créer une arborescence sur le réseau

Le plan de classement créé pour les dossiers papier sert de base à l’organisation d’une arborescence sur informatique.
Chaque fichier doit être rattaché à un répertoire ou à un sous-répertoire. L’arborescence ainsi créée est une liste à plusieurs niveaux (5 niveaux maximum), où les thèmes sont structurés hiérarchiquement les uns par rapport aux autres, en fonction de l’organisation, des missions et attributions d’un service, ou des phases d’un projet. Elle permet de faciliter l’identification des dossiers dès leur création.

Nommer les répertoires et les fichiers électroniques

Le repérage est plus efficace si le nom du répertoire ou du fichier est représentatif de son
contenu : voici donc quelques préconisations de nommage des répertoires et des fichiers qui
faciliteront vos recherches ultérieures.

Documenter les fichiers

Documenter un fichier, c’est enregistrer des données décrivant son contexte de création et d’évolution, ses « propriétés » (ou métadonnées), pour faciliter vos recherches et la gestion de ce document.

Gérer les différentes versions d’un document

Penser à faire apparaître :
- la date, le numéro de version et l’état du document (en cours, validé) dans l’en-tête ou le pied de page du document (cf. « Étape 4 : documenter les fichiers »),
- le terme « version » ou l’abréviation « v » dans le nom du fichier, suivi du numéro de la version (conseil_administration_pv_2007-06-18_v_1),
- la mention « finale » pour identifier la version validée (conseil_administration_pv_2007-06-18_v_finale).
Tant que le dossier n’est pas clos, enregistrer les versions successives d’un même document sans écraser la précédente.

Sauvegarder et clore les dossiers

Si le dossier est d’un intérêt général pour le service ou pour plusieurs services, il peut être conservé sur le réseau commun (sauvegarde quotidienne sur le serveur).
Pour empêcher toute modification accidentelle, penser à « verrouiller » les versions finales.